Παραδείγματα καταχώρισης συναλλαγών μέσω λογαριασμών (double entries) και μέσω ημερολογίου (journal entries) 📘

Οι κανόνες της διπλογραφίας ισχύουν και στις ημερολογιακές εγγραφές (journal entries). Στο Ημερολόγιο (Journal) καταχωρούνται, μεταξύ άλλων, και εγγραφές για το άνοιγμα των βιβλίων μιας επιχείρησης (για πρώτη φορά).

Η γραμμογράφηση και η καταχώριση των συναλλαγών εμφανίζεται πιο κάτω:

Ακολουθούν παραδείγματα εγγραφών για το άνοιγμα των βιβλίων μιας επιχείρησης μέσω λογαριασμών (double entry) και μέσω ημερολογίου (journal entry).

Σε κάθε παράδειγμα θα ακολουθούμε την ίδια μέθοδο σκέψης που μάθαμε και πιο πριν:

1. Εντοπίζουμε ποιοι λογαριασμοί επηρεάζονται από τη συναλλαγή.
2. Προσδιορίζουμε το είδος κάθε λογαριασμού (Περιουσιακό στοιχείο, Κεφάλαιο ή Υποχρέωση).
3. Βλέπουμε αν κάθε λογαριασμός αυξάνεται ή μειώνεται.
4. Εφαρμόζουμε τον κανόνα της διπλογραφίας για να αποφασίσουμε ποιος λογαριασμός χρεώνεται και ποιος πιστώνεται.
5. Γράφουμε την εγγραφή στο Ημερολόγιο (Journal).
6. Μεταφέρουμε την εγγραφή στους λογαριασμούς (T-accounts / double entry).

i. Έναρξη επιχείρησης με κεφάλαιο στην τράπεζα 🏦

B. Christou starts business on 1 January 2025 with €120.000 in a business bank account (Ο Β. Χρίστου άρχισε μια επιχείρηση την 1η Ιανουαρίου 2025 με €120.000 στην τράπεζα).

Ο Β. Χρίστου καταθέτει €120.000 στον τραπεζικό λογαριασμό της επιχείρησης· έτσι ο λογαριασμός Τράπεζα (Bank), που είναι περιουσιακό στοιχείο, αυξάνεται και άρα χρεώνεται. Ταυτόχρονα, το ποσό αυτό αντιπροσωπεύει τη συνεισφορά του ιδιοκτήτη στην επιχείρηση, δηλαδή το Κεφάλαιο (Capital), το οποίο επίσης αυξάνεται και άρα πιστώνεται.

Journal entry

Double entry

Bank a/c

Capital a/c

Παρατηρούμε ότι στον λογαριασμό Bank η χρέωση των 120.000 γράφεται στα αριστερά, με αντίστοιχη αναφορά στο όνομα του λογαριασμού Capital (από πού προήλθε το ποσό). Στον λογαριασμό Capital η πίστωση των 120.000 γράφεται στα δεξιά, με αναφορά στο όνομα του λογαριασμού Bank (πού πήγε το ποσό). Αυτή η "σταυρωτή" αναφορά ονομάτων ανάμεσα στους δύο λογαριασμούς είναι η ουσία της διπλογραφίας: κάθε συναλλαγή αφήνει ίχνος και στους δύο λογαριασμούς που εμπλέκει.

ii. Αγορά αυτοκινήτου με επιταγή 🚐

On 7 January 2025, B. Christou bought a motor van for €35.000 paying by cheque (Στις 7 Ιανουαρίου 2025 ο Β. Χρίστου αγόρασε ένα αυτοκίνητο αξίας €35.000 και πλήρωσε με επιταγή).

Εδώ και οι δύο λογαριασμοί που επηρεάζονται είναι περιουσιακά στοιχεία (Assets). Το Αυτοκίνητο (Motor Van) είναι ένα νέο περιουσιακό στοιχείο που αποκτά η επιχείρηση, οπότε αυξάνεται και χρεώνεται. Η πληρωμή γίνεται με επιταγή, δηλαδή βγαίνει χρήμα από την τράπεζα· έτσι ο λογαριασμός Τράπεζα (Bank) μειώνεται και άρα πιστώνεται.

Journal entry

Double entry

Bank a/c

Motor Van a/c

iii. Αγορά επίπλων με πίστωση 🛋️

On 10 January 2025 B. Christou bought furniture on credit from G. Angelides for €8.000 (Στις 10 Ιανουαρίου 2025 ο Β. Χρίστου αγόρασε έπιπλα αξίας €8.000 με πίστωση από τον Γ. Αγγελίδη).

Τα Έπιπλα (Furniture) είναι νέο περιουσιακό στοιχείο που αποκτά η επιχείρηση, οπότε αυξάνεται και χρεώνεται. Επειδή όμως η αγορά γίνεται με πίστωση (δηλαδή δεν πληρώνονται αμέσως τα χρήματα), η επιχείρηση αποκτά μια οφειλή προς τον προμηθευτή Γ. Αγγελίδη (G. Angelides). Ο λογαριασμός αυτός είναι Υποχρέωση (Liability), η οποία αυξάνεται και άρα πιστώνεται.

Journal entry

Double entry

Furniture a/c

G. Angelides a/c

iv. Δάνειο από τρίτο πρόσωπο 💶

On 15 of January 2025 B. Christou received a loan of €20.000 from A. Petrou by cheque (Στις 15 Ιανουαρίου 2025 ο Β. Χρίστου δανείστηκε €20.000 από τον Α. Πέτρου).

Το δάνειο εισπράττεται με επιταγή, οπότε τα χρήματα μπαίνουν στην Τράπεζα (Bank) — περιουσιακό στοιχείο που αυξάνεται και άρα χρεώνεται. Ταυτόχρονα, η επιχείρηση αναλαμβάνει την υποχρέωση να επιστρέψει το ποσό στον Α. Πέτρου (A. Petrou) στο μέλλον· ο λογαριασμός Δάνειο από Α. Πέτρου (Loan from A. Petrou) είναι Υποχρέωση (Liability) που αυξάνεται και άρα πιστώνεται.

Journal entry

Double entry

Bank a/c

Loan from A. Petrou a/c

Συνδυάζοντας τις συναλλαγές στους λογαριασμούς 🧾

Όταν μια επιχείρηση έχει περισσότερες από μία συναλλαγές που αφορούν τον ίδιο λογαριασμό, όλες οι σχετικές εγγραφές καταχωρίζονται στον ίδιο λογαριασμό (T-account), η μία κάτω από την άλλη, στην κατάλληλη πλευρά (χρέωση ή πίστωση). Έτσι, ο λογαριασμός Bank εμφανίζει και τις τρεις συναλλαγές που τον αφορούν (i, ii, iv) στην ίδια κάρτα λογαριασμού:

Bank a/c

Capital a/c

Motor van a/c

G. Angelides a/c

Furniture a/c

Loan from A. Petrou a/c

Στο κεφάλαιο 6 θα ασχοληθούμε με τον υπολογισμό των υπολοίπων των λογαριασμών και την ετοιμασία του Ισοζυγίου (Trial Balance).