Κανόνες της διπλογραφίας / Rules of double entry ⚖️
Κάθε λογαριασμός (account) έχει τη μορφή ενός «Τ», με δύο πλευρές: αριστερά τη Χρέωση (Debit, Dr) και δεξιά την Πίστωση (Credit, Cr). Έτσι μοιάζει ο σκελετός κάθε λογαριασμού:
| ΤΙΤΛΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ (TITLE OF ACCOUNT) | |
|---|---|
| ΧΡΕΩΣΗ / DEBIT (Dr) | ΠΙΣΤΩΣΗ / CREDIT (Cr) |
ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ: Διπλογραφικό σύστημα ονομάζεται το σύστημα λογιστικών εγγραφών σύμφωνα με το οποίο πρέπει για κάθε χρέωση να γίνεται ισόποση πίστωση και για κάθε πίστωση ισόποση χρέωση.
Το όνομα δεν είναι τυχαίο: κάθε συναλλαγή γράφεται δύο φορές — μία ως χρέωση σε έναν λογαριασμό και μία ως πίστωση σε έναν άλλο. Αυτή η διπλή καταχώριση είναι που δίνει στο σύστημα τη δυνατότητα να ελέγχει μόνο του τον εαυτό του: αν κάποτε τα σύνολα χρεώσεων και πιστώσεων δεν βγαίνουν ίσα, ξέρουμε αμέσως πως κάπου έγινε λάθος.
Οι τρεις βασικοί κανόνες 📐
Η καταχώριση κάθε συναλλαγής στηρίζεται σε τρεις κανόνες:
- Η κάθε συναλλαγή γράφεται σε δύο λογαριασμούς:
- ο ένας λογαριασμός χρεώνεται (Debit) και
- ο άλλος πιστώνεται (Credit).
- Το ποσό της χρέωσης είναι πάντοτε ίσο με το ποσό της πίστωσης.
- Ο κάθε λογαριασμός έχει ως αιτιολογία το όνομα του άλλου λογαριασμού.
Μια συναλλαγή δεν καταχωρίζεται ποτέ μόνο ως χρέωση ή μόνο ως πίστωση. Αν χρεώσεις έναν λογαριασμό με 500 €, πρέπει υποχρεωτικά να πιστώσεις κάποιον άλλο λογαριασμό με ακριβώς 500 €. Αν τα δύο ποσά δεν ταιριάζουν, η εγγραφή είναι λανθασμένη.
Οι κανόνες χρέωσης/πίστωσης ανά κατηγορία λογαριασμού 📊
Η βασική αρχή για το αν ένας λογαριασμός χρεώνεται ή πιστώνεται εξαρτάται από το είδος του λογαριασμού (Ενεργητικό, Υποχρεώσεις ή Κεφάλαιο) και από το αν η συναλλαγή προκαλεί αύξηση ή μείωση στο ποσό του.
Λογαριασμός Ενεργητικού (Asset a/c)
| Dr Χρέωση/Debit | Cr Πίστωση/Credit |
|---|---|
| Αύξηση (+) ⬆️ | Μείωση (−) ⬇️ |
Στους λογαριασμούς Ενεργητικού ανήκουν, για παράδειγμα: γη (Land), κτίρια (Buildings), έπιπλα και εξαρτήματα (Fixtures and Fittings), μηχανήματα (Machinery), οχήματα (Vehicles), εξοπλισμός γραφείου (Office Equipment), αποθέματα (Inventory), εμπορικές απαιτήσεις (Trade receivables) και τράπεζα (Bank).
- Όταν ένας λογαριασμός Ενεργητικού αυξάνεται, τον χρεώνουμε.
- Όταν ένας λογαριασμός Ενεργητικού μειώνεται, τον πιστώνουμε.
Λογαριασμός Υποχρεώσεων (Liability a/c)
| Dr Χρέωση/Debit | Cr Πίστωση/Credit |
|---|---|
| Μείωση (−) ⬇️ | Αύξηση (+) ⬆️ |
Στους λογαριασμούς Υποχρεώσεων ανήκουν, για παράδειγμα: δάνεια (Loans), εμπορικές υποχρεώσεις (Trade payables) και τραπεζικό παρατράβηγμα (Bank overdraft).
- Όταν μια Υποχρέωση αυξάνεται, την πιστώνουμε.
- Όταν μια Υποχρέωση μειώνεται, την χρεώνουμε.
Λογαριασμός Κεφαλαίου (Capital a/c)
| Dr Χρέωση/Debit | Cr Πίστωση/Credit |
|---|---|
| Μείωση (−) ⬇️ | Αύξηση (+) ⬆️ |
- Όταν το Κεφάλαιο αυξάνεται, το πιστώνουμε.
- Όταν το Κεφάλαιο μειώνεται, το χρεώνουμε.
Αυτό είναι το σημείο που μπερδεύει συχνά τους μαθητές στην αρχή: το Ενεργητικό αυξάνεται με χρέωση, ενώ οι Υποχρεώσεις και το Κεφάλαιο αυξάνονται με πίστωση — ακριβώς το αντίθετο. Δεν υπάρχει ένας ενιαίος κανόνας «η αύξηση πάει πάντα στη χρέωση»· ο κανόνας εξαρτάται από το είδος του λογαριασμού.
Συγκεντρωτικός πίνακας κανόνων 📋
| Κατηγορία λογαριασμού | Χρέωση (Dr) | Πίστωση (Cr) |
|---|---|---|
| Ενεργητικό (Asset) | Αύξηση (+) | Μείωση (−) |
| Υποχρεώσεις (Liabilities) | Μείωση (−) | Αύξηση (+) |
| Κεφάλαιο (Capital) | Μείωση (−) | Αύξηση (+) |
Η ημερολογιακή εγγραφή (Journal entry) 📓
Οι κανόνες της διπλογραφίας ισχύουν και στις ημερολογιακές εγγραφές (journal entries). Στο Ημερολόγιο (Journal) καταχωρούνται, μεταξύ άλλων, και εγγραφές για το άνοιγμα των βιβλίων μιας επιχείρησης (για πρώτη φορά).
Η γραμμογράφηση και η καταχώριση των συναλλαγών στο Ημερολόγιο γίνεται ως εξής:
| Ημερομηνία | Αιτιολογία | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|---|
| Λογαριασμός που χρεώνεται | xx | ||
| Λογαριασμός που πιστώνεται | xx |
Στα αγγλικά, ο ίδιος πίνακας έχει την εξής μορφή:
| Date | Details | DR | CR |
|---|---|---|---|
| Name of account to be debited | xx | ||
| Name of account to be credited | xx |
Στην ημερολογιακή εγγραφή, η γραμμή του λογαριασμού που πιστώνεται γράφεται συνήθως λίγο πιο μέσα (με εσοχή) από τη γραμμή του λογαριασμού που χρεώνεται. Έτσι, μόλις κοιτάξουμε την εγγραφή, καταλαβαίνουμε αμέσως ποιος λογαριασμός χρεώθηκε και ποιος πιστώθηκε, χωρίς να χρειάζεται επιπλέον εξήγηση.