Παραδείγματα καταχώρισης συναλλαγών μέσω λογαριασμών (double entries) και μέσω ημερολογίου (journal entries) 🧾

Ήρθε η ώρα να δεις τη διπλογραφία να δουλεύει πάνω σε πραγματικές συναλλαγές, βήμα προς βήμα. Θα ακολουθήσουμε την επιχείρηση του Β Χρίστου (B Christou) μέσα από τις τέσσερις πρώτες συναλλαγές της, από την ίδρυσή της.

Για κάθε συναλλαγή θα κάνεις πάντα τα ίδια τρία βήματα, με αυτή τη σειρά:

1. Ανάλυση — ποιοι δύο λογαριασμοί εμπλέκονται, τι είδους λογαριασμός είναι ο καθένας (Ενεργητικό, Υποχρέωση ή Κεφάλαιο), αν αυξάνεται (+) ή μειώνεται (−), και άρα αν χρεώνεται (Debit) ή πιστώνεται (Credit).
2. Ημερολογιακή εγγραφή (journal entry) — η συναλλαγή γραμμένη σε μορφή ημερολογίου, με ημερομηνία, λογαριασμούς και ποσά στη στήλη Dr ή Cr.
3. Λογαριασμοί Τ (double entry) — η ίδια συναλλαγή, αλλά καταχωρισμένη μέσα στους δύο λογαριασμούς Τ που επηρεάζει.

i. Ίδρυση της επιχείρησης — 1 Ιανουαρίου 2025 🏦

Συναλλαγή: Ο Β Χρίστου (B Christou) ξεκίνησε μια επιχείρηση την 1η Ιανουαρίου 2025 καταθέτοντας €120.000 σε τραπεζικό λογαριασμό της επιχείρησης.

Βήμα 1 — Ανάλυση

Η επιχείρηση αποκτά χρήματα στην τράπεζα (αυτό είναι Ενεργητικό, αφού είναι κάτι που κατέχει η επιχείρηση), ενώ ταυτόχρονα δημιουργείται μια οφειλή της επιχείρησης προς τον ιδιοκτήτη της — το Κεφάλαιο που αυτός έβαλε.

Το σκεπτικό: η Τράπεζα είναι λογαριασμός Ενεργητικού και αυξάνεται — άρα χρεώνεται. Το Κεφάλαιο αυξάνεται επίσης — άρα πιστώνεται. Και τα δύο ποσά είναι €120.000, οπότε η ισότητα Dr = Cr διατηρείται.

Βήμα 2 — Ημερολογιακή εγγραφή (Journal entry)

Βήμα 3 — Λογαριασμοί Τ (Double entry)

Bank a/c

Capital a/c

Παρατήρησε το μοτίβο που θα επαναλαμβάνεται σε κάθε συναλλαγή: στη Χρέωση του λογαριασμού «Bank» γράφεται ως περιγραφή το όνομα του άλλου λογαριασμού («Capital»), και αντίστροφα, στην Πίστωση του λογαριασμού «Capital» γράφεται «Bank». Έτσι κάθε λογαριασμός Τ δείχνει με ποιον συναλλάχθηκε, όχι μόνο πόσο.

ii. Αγορά αυτοκινήτου με επιταγή — 7 Ιανουαρίου 2025 🚐

Συναλλαγή: Στις 7 Ιανουαρίου 2025 ο Β Χρίστου αγόρασε ένα αυτοκίνητο (motor van) αξίας €35.000 και πλήρωσε αμέσως με επιταγή από τον τραπεζικό λογαριασμό της επιχείρησης.

Βήμα 1 — Ανάλυση

Εδώ έχουμε δύο περιουσιακά στοιχεία που αλλάζουν ταυτόχρονα: η επιχείρηση αποκτά ένα αυτοκίνητο, αλλά τα χρήματα στην τράπεζα μειώνονται κατά το ίδιο ποσό — η πληρωμή έγινε αμέσως, χωρίς πίστωση.

Το σκεπτικό: το Motor Van είναι νέο περιουσιακό στοιχείο που μπαίνει στην επιχείρηση — Ενεργητικό που αυξάνεται, άρα χρεώνεται. Η Bank, αντίθετα, είναι κι αυτή Ενεργητικό, αλλά εδώ μειώνεται αφού βγήκαν χρήματα από εκεί — ένα περιουσιακό στοιχείο που μειώνεται πιστώνεται. Και οι δύο κινήσεις είναι €35.000.

Βήμα 2 — Ημερολογιακή εγγραφή (Journal entry)

Βήμα 3 — Λογαριασμοί Τ (Double entry)

Motor Van a/c

Bank a/c

iii. Αγορά επίπλων με πίστωση — 10 Ιανουαρίου 2025 🪑

Συναλλαγή: Στις 10 Ιανουαρίου 2025 ο Β Χρίστου αγόρασε έπιπλα (furniture) αξίας €8.000 με πίστωση από τον προμηθευτή Γ Αγγελίδη (G Angelides) — δηλαδή χωρίς να πληρώσει αμέσως.

Βήμα 1 — Ανάλυση

Αυτή τη φορά δεν εμπλέκεται καθόλου η Τράπεζα, γιατί δεν πληρώθηκε τίποτα τοις μετρητοίς τη στιγμή της αγοράς. Η επιχείρηση αποκτά τα έπιπλα, αλλά ταυτόχρονα δημιουργείται μια νέα οφειλή προς τον προμηθευτή που τα προμήθευσε με πίστωση.

Το σκεπτικό: τα Furniture είναι Ενεργητικό που μπαίνει στην επιχείρηση — αυξάνεται, άρα χρεώνεται. Ο G Angelides, ο προμηθευτής, γίνεται τώρα λογαριασμός Υποχρέωσης, αφού η επιχείρηση του χρωστά €8.000 — μια Υποχρέωση που αυξάνεται πιστώνεται.

Βήμα 2 — Ημερολογιακή εγγραφή (Journal entry)

Βήμα 3 — Λογαριασμοί Τ (Double entry)

Furniture a/c

G Angelides a/c

iv. Δάνειο με επιταγή — 15 Ιανουαρίου 2025 ⚖️

Συναλλαγή: Στις 15 Ιανουαρίου 2025 ο Β Χρίστου δανείστηκε €20.000 από τον Α Πέτρου (A Petrou), τα οποία εισέπραξε με επιταγή στην τράπεζα της επιχείρησης.

Βήμα 1 — Ανάλυση

Εδώ μπαίνουν χρήματα στην τράπεζα της επιχείρησης, αλλά όχι επειδή πουλήθηκε κάτι ή επειδή ο ιδιοκτήτης έβαλε δικά του κεφάλαια — μπήκαν επειδή η επιχείρηση δανείστηκε. Αυτό σημαίνει ότι δημιουργείται μια νέα οφειλή προς τον δανειστή.

Το σκεπτικό: η Bank είναι Ενεργητικό που αυξάνεται — άρα χρεώνεται. Ο λογαριασμός Loan from A Petrou είναι Υποχρέωση, αφού η επιχείρηση οφείλει τώρα αυτά τα €20.000 στον Α Πέτρου, και μια Υποχρέωση που αυξάνεται πιστώνεται.

Βήμα 2 — Ημερολογιακή εγγραφή (Journal entry)

Βήμα 3 — Λογαριασμοί Τ (Double entry)

Bank a/c

Loan from A Petrou a/c

Οι συγκεντρωτικοί λογαριασμοί Τ μετά και τις τέσσερις συναλλαγές 📊

Ένας λογαριασμός Τ δεν «κλείνει» μετά από κάθε συναλλαγή — συνεχίζει να δέχεται νέες εγγραφές όσο η επιχείρηση κάνει νέες συναλλαγές που τον αφορούν. Ο λογαριασμός Bank, για παράδειγμα, εμφανίζεται σε τρεις από τις τέσσερις συναλλαγές παραπάνω (i, ii, iv) — γι' αυτό εδώ τον βλέπεις να συγκεντρώνει και τις τρεις κινήσεις μαζί.

Bank a/c

Capital a/c

Motor van a/c

G Angelides a/c

Furniture a/c

Loan from A Petrou a/c

Αυτό είναι, στην πράξη, το πιο σημαντικό όφελος του διπλογραφικού συστήματος: κάθε λογαριασμός Τ λειτουργεί σαν ένα ξεχωριστό «ιστορικό» για το αντίστοιχο στοιχείο της επιχείρησης, χτισμένο συναλλαγή προς συναλλαγή, πάντα με τη χρέωση μιας πλευράς να αντιστοιχεί σε ισόποση πίστωση κάπου αλλού.