Τι είναι η Διπλογραφία; 📖
Κάθε επιχείρηση, όσο μικρή κι αν είναι, χρειάζεται να τηρεί λογιστικά βιβλία. Δεν είναι μια τυπική υποχρέωση χωρίς λόγο· είναι ο μόνος τρόπος για να έχει η επιχείρηση τον έλεγχο των οικονομικών της. Συγκεκριμένα, η τήρηση λογιστικών βιβλίων επιτρέπει στην επιχείρηση:
- να καταγράφει τις συναλλαγές της
- να γνωρίζει, κάθε στιγμή, πόσα χρωστά η ίδια σε τρίτους, αλλά και πόσα της χρωστούν τρίτοι
- να γνωρίζει πόσα μετρητά έχει διαθέσιμα
- να γνωρίζει αν πραγματοποιεί κέρδος ή ζημιά.
Χωρίς οργανωμένη καταγραφή, μια επιχείρηση θα έχανε πολύ γρήγορα τον έλεγχο —δε θα ήξερε ούτε πόσα χρήματα έχει, ούτε σε ποιον οφείλει, ούτε αν βγάζει κέρδος.
Το διπλογραφικό σύστημα 🔁
Ο τρόπος με τον οποίο οργανώνεται αυτή η καταγραφή ονομάζεται διπλογραφικό σύστημα (double entry system). Το σύστημα αυτό δε βγήκε τυχαία —βασίζεται πάνω στη Λογιστική ισότητα, δηλαδή στη σχέση:
Για να παραμένει αυτή η ισότητα αληθινή ύστερα από κάθε συναλλαγή, ισχύει ο εξής θεμελιώδης κανόνας:
Κάθε οικονομική συναλλαγή επηρεάζει ισόποσα και αντίθετα τουλάχιστον δύο διαφορετικούς λογαριασμούς.
Με απλά λόγια: καμία συναλλαγή δεν έχει μόνο μία όψη. Όταν η επιχείρηση δίνει κάτι (π.χ. μετρητά), ταυτόχρονα παίρνει κάτι άλλο (π.χ. ένα μηχάνημα) ή μειώνει μια υποχρέωσή της. Το ένα σκέλος της συναλλαγής δεν μπορεί να υπάρξει χωρίς το άλλο —γι' αυτό και ονομάζεται «διπλή» εγγραφή (διπλογραφία). Ακριβώς επειδή κάθε συναλλαγή καταχωρείται δύο φορές, με ίσα ποσά, η ισότητα Ενεργητικό = Κεφάλαιο + Υποχρεώσεις δε «χαλάει» ποτέ: όσο προστίθεται στη μία πλευρά, τόσο προστίθεται (ή αφαιρείται ισόποσα) στην άλλη.
Αν η επιχείρηση κατέγραφε μόνο τη μία όψη κάθε συναλλαγής —ας πούμε μόνο ότι «βγήκαν 500 € από το ταμείο»— δε θα φαινόταν πουθενά γιατί βγήκαν αυτά τα χρήματα. Καταγράφοντας και τις δύο όψεις (βγήκαν 500 € από το ταμείο ΚΑΙ αγοράστηκε εξοπλισμός αξίας 500 €), το λογιστικό βιβλίο εξηγεί μόνο του κάθε κίνηση χρημάτων.
Το διπλογραφικό σύστημα επιτρέπει την καταγραφή όλων των χρηματικών συναλλαγών (money measurement concept) στα βιβλία της επιχείρησης. Οι χρηματικές αυτές συναλλαγές καταχωρούνται ως λογιστικές εγγραφές στους αντίστοιχους λογαριασμούς (accounts).
Συνοψίζοντας τους κανόνες που διέπουν το διπλογραφικό σύστημα:
- Κάθε συναλλαγή καταχωρείται τουλάχιστον σε δύο λογαριασμούς.
- Ο λογαριασμός έχει σχήμα που μοιάζει με το γράμμα Τ (T account).
- Κάθε λογαριασμός χωρίζεται σε δύο μέρη — μία αριστερή και μία δεξιά πλευρά.
- Η αριστερή πλευρά ονομάζεται χρέωση (debit) και η δεξιά πλευρά ονομάζεται πίστωση (credit).
- Οι συναλλαγές καταχωρούνται πάντοτε με χρονολογική σειρά, δηλαδή με τη σειρά που συνέβησαν.
Στην καθημερινή γλώσσα «χρέωση» ακούγεται σαν κάτι αρνητικό (π.χ. «με χρέωσαν»). Στη Λογιστική όμως οι όροι χρέωση και πίστωση δε σημαίνουν τίποτα τέτοιο —είναι απλώς τα ονόματα των δύο πλευρών ενός λογαριασμού: η αριστερή λέγεται χρέωση, η δεξιά λέγεται πίστωση. Ποια πλευρά «αυξάνει» και ποια «μειώνει» κάθε λογαριασμό είναι κάτι που θα μάθεις στη συνέχεια αυτού του κεφαλαίου.
Η μορφή του λογαριασμού Τ ✏️
Το βιβλίο δίνει την ορολογία δίγλωσσα, γιατί οι όροι Debit και Credit χρησιμοποιούνται διεθνώς. Ένας λογαριασμός σχήματος Τ έχει την ακόλουθη μορφή:
ΤΙΤΛΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ (TITLE OF ACCOUNT)
| Χρέωση — DEBIT (Dr) | Πίστωση — CREDIT (Cr) |
|---|---|
| Εδώ καταχωρούνται τα ποσά που χρεώνουν τον λογαριασμό | Εδώ καταχωρούνται τα ποσά που πιστώνουν τον λογαριασμό |
Ο τίτλος του λογαριασμού γράφεται πάνω, στη μέση, και δείχνει ποιο στοιχείο της επιχείρησης παρακολουθεί ο συγκεκριμένος λογαριασμός (π.χ. «Ταμείο», «Έπιπλα», «Προμηθευτές»). Από κάτω, ο λογαριασμός χωρίζεται στα δύο: η αριστερή στήλη είναι πάντα η Χρέωση (Dr) και η δεξιά στήλη είναι πάντα η Πίστωση (Cr) — ανεξάρτητα από το ποιος λογαριασμός είναι.
Οι συντομογραφίες Dr (από το debit) και Cr (από το credit) χρησιμοποιούνται διεθνώς σε λογιστικά βιβλία εδώ και αιώνες, ακριβώς επειδή η Λογιστική με διπλή εγγραφή αναπτύχθηκε ως ενιαία μέθοδος που ταξίδεψε από χώρα σε χώρα. Γι' αυτό θα τις συναντάς έτσι ακόμα και σε ελληνόγλωσσα λογιστικά βιβλία.
Το συμπέρασμα 🎯
Όλα τα παραπάνω συνοψίζονται σε μία πρόταση-κλειδί, που αξίζει να απομνημονεύσεις:
Διπλογραφικό σύστημα ονομάζεται το σύστημα λογιστικών εγγραφών σύμφωνα με το οποίο πρέπει για κάθε χρέωση να γίνεται ισόποση πίστωση και για κάθε πίστωση ισόποση χρέωση.
Αυτή η φράση είναι η βάση πάνω στην οποία στηρίζεται όλη η Λογιστική που θα μάθεις στη συνέχεια. Κάθε φορά που θα καταχωρείς μια συναλλαγή, θα πρέπει να ελέγχεις ότι το σύνολο των χρεώσεων ισούται με το σύνολο των πιστώσεων — αλλιώς κάτι έχει γίνει λάθος.
Στη συνέχεια του κεφαλαίου θα μάθεις ποια πλευρά χρεώνεται και ποια πιστώνεται για κάθε είδος λογαριασμού (Ενεργητικό, Υποχρεώσεις, Κεφάλαιο κ.ά.), καθώς και πώς καταχωρούνται ολοκληρωμένα παραδείγματα πραγματικών συναλλαγών σε λογαριασμούς και σε ημερολόγιο.